Wie moet nu het onderhoud doen; zelf, de installateur of toch een derde?

Om te bepalen wie het beste uw technische contractuele onderhoud kan uitvoeren – uzelf, uw installateur of een externe partij – is het noodzakelijk eerst het onderhoud te definiëren. Het contractuele onderhoud omvat alle (voornamelijk installatietechnische) onderhoudsactiviteiten met een minimale frequentie van één keer per jaar. We spreken hier van contractueel onderhoud, omdat dit onderhoud doorgaans wordt uitbesteed via een contract. De onderhoudspartij voert in het kader van het contract alle werkzaamheden uit, zoals inspecties en correcties, en wordt ook geconfronteerd met eventuele storingen.

Onderhoud na oplevering van een project 

Nu we een heldere definitie hebben, kunnen we bepalen wie het onderhoud zal uitvoeren. Het lijkt eenvoudig om al het onderhoud meteen aan uw installateur te delegeren. Echter, er heerst een misverstand dat onderhoud na oplevering niet nodig is, omdat de installateur een garantie biedt. U weet vast dat garagebedrijven hun garantieverplichtingen enkel nakomen als het voorgeschreven onderhoud is uitgevoerd. 

Houd er rekening mee: bij de oplevering van uw project spelen verschillende zaken een rol:

• Bij de oplevering is er waarschijnlijk een lijst opgesteld van zichtbare gebreken en tekortkomingen. Uw leveranciers zijn verplicht deze binnen een afgesproken termijn te verhelpen. 
• Uw leveranciers hebben garantieverplichtingen met betrekking tot de technische kwaliteit van de geleverde producten, de functionaliteit (het proces) en het resultaat (bijvoorbeeld het binnenklimaat). 
• De leverancier met garantie zal eisen dat het geleverde vanaf het moment van oplevering wordt onderhouden. Dit houdt in dat het onderhoud onmiddellijk na oplevering moet plaatsvinden. U moet daarom weten waar het precies om gaat en dat het 'contractuele' onderhoud, zoals inspecties, correcties en storingen, juridisch goed is omschreven en dat het onderhoudscontract aan de markt is aangeboden. 

Deze drie aspecten kunt u eenvoudig regelen door uw leverancier na oplevering het onderhoud toe te vertrouwen. Alle toekomstige problemen worden dan door dezelfde partij afgehandeld. Bovendien heeft uw onderhoudsaannemer, als voormalige leverancier, alle benodigde gegevens bij de hand. Deze schijnbaar logische keuze heeft echter enkele belangrijke nadelen.

Tegenstrijdige belangen kunnen aanzienlijk toenemen wanneer uw hoofdaannemer na de oplevering als uw 'nieuwe' onderhoudsaannemer optreedt. Deze situatie leidt direct tot belangenconflicten tussen u en uw leverancier:

1. Uw onderhoudsaannemer krijgt de kans om de lijst van zichtbare gebreken af te handelen, waarbij hij de tijd die hij hiervoor investeert, eigenlijk aan onderhoud zou moeten besteden.
2. Het is voor uw onderhoudsaannemer niet in zijn belang om onzichtbare gebreken te identificeren, omdat hij als voormalige leverancier verantwoordelijk is voor deze gebreken vanuit zijn garantieverplichtingen.
3. Wanneer hij desondanks gebreken ontdekt, bestaat het risico dat de bijbehorende kosten administratief worden verward met externe kosten, waarvoor hij volgens zijn contract met u niet aansprakelijk is. Deze laatste kosten kunnen dan alsnog aan u worden doorbelast.
4. Daarnaast is het onderhoudscontract vaak niet via een concurrentiële aanbesteding tot stand gekomen, waardoor het mogelijk niet marktconform en dus te duur is.

Het in kaart brengen van dreigende problemen

Indien u tijdens de oplevering het contractuele onderhoud niet aan een externe partij uitbesteedt via een risicodragend contract (waarbij de leverancier het risico draagt), zullen verborgen gebreken gedurende de garantieperiode waarschijnlijk onvoldoende of helemaal niet aan het licht komen. Dit zou zonde zijn van de afgedwongen garantie. Bovendien loopt u het risico dat er nooit meer iets aan deze gebreken wordt gedaan, of dat slechts de symptomen worden aangepakt zonder de onderliggende oorzaken te adresseren. Hierdoor ontstaat de kans op een 'sick building'.

Tevens is het van groot belang om een gedegen inventarisatie uit te voeren. Uw leverancier weet precies wat er is geleverd, maar kan hij ook objectief alles namens u beschrijven? Een oppervlakkige inventarisatie is simpelweg niet effectief. Een goede inventarisatie moet zo uitgebreid zijn dat u (en uw onderhoudsaannemer) de risico’s adequate kunt inschatten. De ideale situatie ontstaat wanneer de inventarisatie door de leverancier bij de oplevering wordt aangeleverd, maar u hier ook de juiste eisen aan stelt. Het is raadzaam om deze verplichting als onderdeel van het bestek voor de renovatie of nieuwbouw op te nemen. Hierin legt u uw verwachtingen vast met betrekking tot de structuur en de diepte van de inventarisatie, evenals de gegevensdrager en het formaat van de gegevens. Het wordt pas echt interessant wanneer uw leverancier gaat inventariseren in uw huidige FMIS of Amis systeem. Dus, als u zich afvraagt 'wie gaat het onderhoud uitvoeren': dat zou niet uw leverancier moeten zijn, maar een externe partij. En mocht u denken dat u dit zelf beter kunt doen dan eender welke externe partij, dan is dat de oplossing.