Maak het uzelf makkelijk en maak een dienstengids

U pampert uw personeel dagelijks en versterkt de kernactiviteiten met de beste facilitaire diensten. Uw enige doel is immers om de productiviteit te verhogen zonder in te boeten op het welzijn van uw medewerkers. Maar zijn uw medewerkers zich wel bewust van alles wat u voor hen heeft geregeld? Waarschijnlijk wel, maar soms gaat er iets mis. U heeft zich voorgenomen om de ondersteunende diensten zo efficiënt mogelijk te beheren. Deze diensten omvatten alles van gebouwbeheer en schoonmaakonderhoud tot het organiseren van catering en wagenparkbeheer.

Maak je diensten toegankelijk voor iedereen 

Om je medewerkers op een duidelijke en overzichtelijke manier te informeren, is het raadzaam om een toegankelijk overzicht van alle beschikbare facilitaire diensten te creëren. Facilitaire organisaties en adviesbureaus maken al jarenlang gebruik van een zogenaamde 'dienstengids', en dit blijkt effectief te zijn. Verbind aan alle afspraken met externe leveranciers een ‘Diensten Activiteiten Gids’ (DAG). In deze gids beschrijf je op een overzichtelijke manier de afgesproken producten en diensten, alsook de voorwaarden en afspraken die daarbij horen. Wijs vervolgens één of meerdere medewerkers aan om alle aanvragen en verzoeken kritisch te monitoren.

Standaardisatie als sleutelconcept 

De gids biedt een overzicht van het assortiment, zoals met uw leveranciers is afgesproken. Standaardisatie is een belangrijk uitgangspunt en biedt tal van voordelen op het gebied van uniform gebruik, ondersteuning, beheer, inkoop, opleidingen en bijvoorbeeld connectivity. Bestelaanvragen voor producten en diensten die niet in de gids zijn opgenomen en dus niet tot het standaard assortiment behoren, kunnen worden verzameld. Dit stelt u in staat deze aanvragen gemakkelijk te beoordelen. U kunt besluiten om de aanvraag af te wijzen, tijdelijk goed te keuren of de aanvraag op te nemen in de gids, zodat het product of de dienst voortaan wel tot het standaard aanbod behoort.

Evaluatie als basis voor vooruitgang 

Ten slotte is evaluatie een cruciale stap. Iedereen is bekend met het begrip, maar in de praktijk gebeurt dit vaak onvoldoende. Betrek uw personeel bij het evaluatieproces; dit kan prima schriftelijk plaatsvinden. Sta open voor interne feedback, blijf goed voor ogen houden waarom de gids is opgesteld en streef naar optimalisatie. U zult merken dat uw medewerkers dit zullen waarderen.