Een onderhoudsvisie vanuit de klant gezien

Achterstallig onderhoud en voortdurende kosten druk resulteren in inefficiënte installaties, waardeverlies en een toename van klachten. Bent u ook voornamelijk bezig met het blussen van brandjes en blijft u continu achter de feiten aanlopen? Om deze impasse te doorbreken en potentiële rampen te voorkomen, is het noodzakelijk om het onderhoud opnieuw te structureren. Een onderhoudsvisie die daadwerkelijk waarde toevoegt.

Welke definitie kunnen we geven aan onderhoudsmanagement?   

Onderhoudsmanagement omvat alle activiteiten die nodig zijn voor de instandhouding van een object, zoals uw gebouw. Deze activiteiten zijn gericht op het beleid met betrekking tot het benodigde onderhoud, de onderhoudsprocessen, de onderhoudsadministratie en de technische operationele werkzaamheden.

Begin met een grondige inventarisatie en raadpleeg deze lijst regelmatig. 

De inventarisatie houdt in dat je installaties en componenten definieert en lokaliseert die deel uitmaken van het onderhoudsplan. Voor de lokalisatie dien je over een administratie van ruimtes te beschikken die binnen het gebouw zijn toegewezen. Maak gebruik van bouwtekeningen of vluchtwegplattegronden. Nadat je een complete inventarisatie hebt uitgevoerd, koppel je de componenten aan een onderhoudsfrequentie en beschrijf je de kwaliteitseisen waaraan het onderhoud moet voldoen; welke afwijkingen moeten worden gecorrigeerd, welke functies hersteld moeten worden, enzovoorts.

Kenmerken van een goed onderhoudscontract 

De volgende stap is het opstellen van een contract, waarin je helder aangeeft welke werkzaamheden onder welke voorwaarden worden verwacht. Bijna alle standaard onderhoudscontracten van commerciële aanbieders zijn nadelig voor jou als opdrachtgever, dus neem deze absoluut niet als voorbeeld. Dit komt doordat onderhoudspartijen vaak vaste correcties aanbieden en storingen op basis van nacalculatie verrekenen. Hierdoor heeft de onderhoudsaannemer een commercieel belang bij een groter aantal correcties en storingen door het verbinden van omzetverhoging aan hun werk.

Vermeld daarom duidelijk dat correcties en storingen voor rekening en risico van de leverancier komen. Op deze manier zijn jouw belangen en die van de leverancier op één lijn. De leverancier zal het onderhoud optimaliseren en benodigde correcties zoveel mogelijk gelijktijdig uitvoeren om dure storingen te voorkomen. Dit beperkt extra verrekeningen en zorgt ervoor dat je niet continu de kwaliteit hoeft te controleren. Jouw leverancier heeft er belang bij om storingen te vermijden en garandeert dat door kwalitatief hoogstaand onderhoud te leveren. Kwaliteit staat centraal.

Kwaliteitsbewaking bij contractueel onderhoud 

Wil je een extra waarborg, vooral omdat kwaliteit van cruciaal belang is? Neem dan controleerbare handelingen op in je contract en vraag de leverancier om hierover kwalitatieve en kwantitatieve rapportages te verstrekken. Kwaliteitsmetingen zijn dan niet alleen gericht op het onderhoudsproces, maar betreffen ook het resultaat en jouw ervaring hiermee.